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协会会议面临的问题及应对策略
协会会议面临的问题及应对策略
                                                     
 戴定一
         有关协会会议的整体走势,戴会长谈了他的看法:“近些年社会上协会办的会议有走下坡路的迹象,原因很复杂。有的是因为会议商业味太浓;有的是因为协会不真正了解办会的宗旨和服务对象,进行年复一年的低水平的重复;有的是内容相同的会议同时举办,让企业无所适从”。

        会议能否为客户带来价值,是衡量会议是否成功的最本质的标志。协会会议应该体现出一种非盈利性质的色彩,要和一般商业性会议或会务公司承办的会议有所区分。协会会议要体现出为会员、为行业服务的宗旨,抓住行业中共性的、基础性的、有代表性的问题进行研讨,促进行业的整体建设。所以协会办会应该在定位、定性、组织方式、工作人员对业务的熟悉程度等方面作一些规划和调整,以适应协会会议长远发展的需要。

         关于协会会议选题内容缺乏创新性的问题,戴会长认为,这主要是有些协会本身的工作不扎实,缺乏对行业的深入研究。协会每年应进行一次比较全面的行业调研,出一本研究报告,把上一年的问题,下一年的展望,作综述和分析。在这样的基础上举办会议、展览或者其他工作,才能结合实际有的放矢,把握行业的发展趋势和发展节奏。围绕这样的前提办会,当然会引人入胜。

        关联行业如何通过会议进行交流呢?戴会长认为,我们现在单个行业协会的会议比较多,关联行业间的联合开会比较少,并且质量也不高。如联合会覆盖的是个非常宽泛的大行业,它通过设立一些专业委员会来细分它所属的各个领域。专业委员会在分的基础上,还需要有合,因为很多问题单靠一个部门是不能很好解决的,还需要相关上下级、左邻右舍的配合与协调。从企业深度需求出发会发现这种关联行业协作办会是很有市场的,而且国内也已开始了这方面的探索,有了一些联合办会的先例,这是很好的苗头。但真正意义上的深度合作还不多,这方面还有很长的路要走。
      
        崔建新:对目前出现的会议过多、低水平重复、企业会员参与热情不高的现象,崔建新认为这是多种原因造成的,但是说到底是会议市场不成熟,未从根本上解决供需的问题。举办会议一定要针对企业的需求,要真心诚意地解决他们的实际问题,比如,国家出台的新政策、新规则解析以及企业投融资、财务管理、体制与机制、产品的国际市场销售、创名牌、打击假冒伪劣、遏制价格战等问题。针对这些问题开会进行研讨、会诊,寻求解决方式和对策,这样的会议有意义,企业就愿意来参加,否则,你打多少次电话、发多少次信函他也不感兴趣。所以,不能为办会而办会,为赢利而办会,这样办会的方向就错了。要做好前期调研,在调研的基础上作好会议策划,充分考虑企业在经营中遇到的困难、问题及需求。当企业觉得这个会确实能解决他的问题,企业必然会毫不犹豫的参加。

         在谈到创建会议品牌时,崔建新认为:要在创新、服务和诚信这三方面下工夫。首先是主题策划方面要创新,不仅想企业所想,办企业想办的会;还要替企业想所没想到的,办企业没想到的会议,这就需要有理解国家当前方针政策的水平,对形势发展的超前意识及高超的策划能力。企业要参会,参会干什么?要解决什么问题?协会在前期策划中一定要考虑到。第二是在会议服务的质量上要下工夫。现在很多协会自己办会,在吃、住、行、会议安排、资料、礼品准备等方面缺乏经验,使会议组织得比较乱,甚至出现无序状态,让参会人员意见很大。我建议要创建品牌,举办会议也应市场化,最好请专业的会议服务公司承办,因为在音响、灯光、背景板、音乐效果、舞台等布置、摆放和调整方面,专业公司有非常丰富的实践经验,会使参会人员感到舒适和愉快。当然要请有经验、有实力、有资质、信誉好的会议公司。否则,在以盈利为目的情况下,会议公司容易急功近利。第三,在邀请会议嘉宾时,所请的领导、专家要和文件开列的名单大体一致,当然可以允许有少量临时变化不来的。如果他们想见的专家能请到,并在会上能把问题提出来面对面讨论,对树立会议品牌会有很大帮助,因为创品牌离不开诚信。协会会议也一样,在办会时你写了就要请到,否则就不要写,很多协会为了招揽一些会员前来参会,写了很多重要领导和知名专家,结果大部分没来,给参会者一种上当受骗的感觉,如何让会员日后再相信你呢?结果是你的名誉大打折扣,企业不信你、专家不信你,主办单位、协办、赞助单位等都不信任你,经济效益和社会效益都受损失。

        所以,要打造会议品牌,主要是创新、专业服务和诚信这三方面,缺一不可。一定要抓住企业的核心需求,了解他们想听什么,想和谁探讨、想反映什么、想解决什么,这是办好任何会议的基本前提。
        梁勇:关于如何将协会会议办得更出色的问题,梁勇说:“首先,内容要新。我们曾举行过国际色彩设计趋势方面的一个论坛,收费很高,当时很多人没有信心,但我们请的都是国际上大师级的人物,包括国际平面设计协会主席、施华洛世奇主席等嘉宾,演讲内容是有关设计、流行方面的国际最新趋势,听后大家都觉得没白来,受益匪浅。所以,会议质量的高低不在于你的名头有多大,而在于会议的内容能否给人们带来新观念、新信息。同时,演讲的内容要精练。作为一个演讲人,要不断接受新知识,然后把它浓缩成精华,在可能的十分钟或最多半小时的时间内传达给听众。

        其次,要邀请到出色的演讲人。现在有些专家很有水平但讲不出来,或者讲出来的东西不是人们想听的。演讲人名头不是不重要,但不能迷信,知名专家肯定有水平,确确实实有些名人讲得非常好,但名人只是一个标牌,更重要的是他讲的内容是不是人们最关心的?是不是人们最需要的?这才是关键。

        再者,演讲方式要现代化。怎样能够生动有趣吸引人,这很重要。为什么于丹、易中天这些人在《百家讲坛》上大受欢迎?我觉得有一点,是他们语言的表达方式是现代的。你看于丹写的文章,也是用大白话来诠释过去。用现代语言、现代手段来表达才能跟读者产生共鸣,这是演讲成功非常重要的一点。作为会议组织者,一定要告诉演讲人,你讲出来的话要符合现代人的口味。

        在谈到同专业会议服务机构合作时,梁勇说:我感觉有利有弊。在选题、内容、演讲人邀请、嘉宾安排、方面还是协会自己做比较好,余下的接待工作,如饭店的预定、会场的选取、车辆的安排等辅助性事务可交给会议公司去做,这样结合起来效果应该会更好一些。现在,有些协会把会议包给专业会议公司,这种方式有一个不好之处——就在于会议是一种沟通手段和交流平台,只有协会人员才能更好地和会员沟通,更深刻地了解会员的需求,如果找一个会议公司去做,它的沟通就缺少专业性,这会影响整个会议的质量。
 
          谢德华:就如何提高会员参与协会会议的意识的问题,谢德华认为,行业协会至少有三大功能:一是指导。按照国家国民经济发展规划、产业政策以及国内外市场经济的要求,引导本行业企业的可持续发展;二是协调。开展行业自律,协调与会员有关的上下左右间的社会、经济乃至利益等关系。三是服务。开展信息咨询服务,举办各类培训,参与资质审核等等。因此,协会工作应该跟市场走,跟政策走,跟社会的大趋势走,可以通过举办不同方式的专题研讨会、展览展示会、培训交流会实现自身功能。但是,应该看到,目前会员参与各类会议的主动性积极性普遍不高,就其症结来说,主要在于协会举办的各类会议的本身所存在的问题。一是定位不明确。举办不同类型的会议,其目的(目标)也是不同的。这里所说的定位,是指协会本身举办各类会议的定位,是把协会的指导、协调和服务的功能释放放在第一位,还是把别的放在第一位?把哪个放在第一位上,不仅直接决定了会议举办的定位,也决定了会员参会的主<
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